Die E-Mail ist in der heutigen Kommunikationsladschaft nicht mehr weg zu denken und das, obwohl keine andere Kommunikationsart so viel Probleme bereitet.
So fällt ein Telefon kaum aus, ein E-Mail Server schon. Wenn beispielsweise bei einem Fax-Gerät das Papier zur Neige gegangen ist, weis der Anwender sich zu helfen. Wenn allerdings ein Mailpostfach verstopft ist, wird es schon komplizierter und viele Anwender sind mit dieser "virtuellen Technik" stark überfordert.
Eine Möglichkeit sein E-Mail – Postfach klein zu halten wäre natürlich, keine Datei-Anhänge mehr zu verschicken, aber das wäre wohl eine zu große Einschränkung. Wie man nun beides bewerkstelligt, also KEINE Anhänge zu verschicken und trotzdem Dateien den Empfängern der Emails zukommen lassen kann, zeigt diese Anleitung:
(Die Einrichtung der in dieser Anleitung verwendeten Dropbox wird NICHT erklärt sondern als bereits eingerichtet vorausgesetzt)
Anstatt eine Datei in eine geschriebene und adressierte E-Mail zu schieben um sie dann zu verschicken, werden wir diese in eine Dropbox lagern und nur den Download-Link verschicken. Damit der Download, das Herunterladen der Datei beim Empfänger, wirklich funktioniert, gibt es einige Regeln zu beachten:
1.) Ein Dateiname sollte keine Sonderzeichen wie die deutschen Umlaute, Leerzeichen oder Klammern enthalten
2.) Obwohl aus heutiger Sicht antiquiert sollte ein Dateiname die Regel 8 Zeichen vor einem Punkt und (die richtige) Endung nach dem Punkt beinhalten
3.) Ordner können nicht aus dem Internet herunter geladen werden!
Sollen also gleich mehrere Dateien in einer Email verschickt werden, müssen diese erst in eine einzelne Datei verpackt werden. Das machen wir mit den Bordmitteln von Mac OS X und erstellen eine ZIP Datei.
Eine schrittweise Anleitung findet ihr im Film erklärt.
In der Dropbox befindet sich der Ordner "Public". Was hier abgelegt wird kann später auch als Link versendet werden. Die anderen Ordner sind nicht ohne weiteres erreichbar. Allerdings kann der Internetsurfer auch nicht den Inhalt des Ordners Public einsehen. Nur wenn jemand den Link zu einer Datei, die sich in diesem Ordner befindet kennt, kann er diese auch "erreichen" und die anderen Dateien sind nicht einsehbar.
In der Mail wird nun ein einleitender Text geschrieben, in dem auf den Download Link verwiesen wird. Um von vornherein Missverständnisse auszuschließen, sollte dieser Link mit einem simulierten Pfeil alá "->" und der Datei Art (ZIP-Datei) beschrieben werden.
Abschließend geht es nun darum, den Link in die E-Mail ein zu fügen. Mit einem Rechtsklick auf die Datei im Ordner Public der Dropbox (alternativ für die Ein-Tasten-Maus-Anwender ein Klick mit gehaltener [ctrl] – Taste) findet sich der Eintrag [Dropbox] -> [Copy Public Link]. Diesen einmal ausgewählt kopiert den Link in den Zwischenspeicher eures Apples. Zurück in Apple Mail markiert Ihr nun das Wort, hinter dem sich der Link "verbergen" soll, klickt wieder mit der rechten Maustaste darauf und wählt unter [Hyperlink] -> [Link hinzufügen...]. In dem Dialogfenster könnt Ihr nun wieder mit der rechten Maustaste den gespeicherten Link [Einsetzen] und mit [OK] diese Aktion bestätigen.
Jetzt ist die E-Mail fertig und kann sich auf die Reise zum Empfänger machen. Dieser kann nun mit nur einem Klick die Datei aus der Dropbox herunterladen und das eigene Postfach bleibt leer.
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